Att outsourca mötesbokningen lönar sig när en ny kund är värd mer än vad det kostar att boka de möten som krävs för att vinna kunden. En egen mötesbokare kostar ett företag med kollektivavtal cirka 45 000 kronor i månaden när lönen, arbetsgivaravgiften och tjänstepensionen är medräknade. Lönekostnaden betalas varje månad oavsett hur många möten som blir bokade, medan kostnaden för rekryteringen och upplärningen kommer ovanpå.
Många företag som säljer till andra företag köper därför mötena i stället för att anställa. Hos Eztablisher ringer mötesbokarna upp beslutsfattare i kundens målgrupp och lägger in de kvalificerade mötena direkt i säljarnas kalendrar. Företaget slipper då bygga upp en egen grupp för kalla samtal, men kalkylen behöver göras innan avtalet skrivs.
Här nedan är siffrorna för en egen mötesbokare och för de vanligaste prismodellerna hos mötesbokningsföretagen. Längre ner finns reglerna för att ringa företag och sex frågor att ställa innan du väljer leverantör.
Vad kostar en egen mötesbokare?
Den genomsnittliga månadslönen för telefonförsäljare var 32 800 kronor 2025, medan medianlönen låg på 31 000 kronor. Mötesbokare har ingen egen yrkeskod i lönestatistiken, så telefonförsäljare är den yrkesgrupp som ligger närmast. Ovanpå lönen betalar företaget en arbetsgivaravgift på 31,42 procent och, med kollektivavtal, tjänstepensionen ITP 1 med särskild löneskatt.
| Kostnad för en mötesbokare | Belopp per månad |
|---|---|
| Månadslön | 32 800 kronor, vilket motsvarar genomsnittet för telefonförsäljare 2025. |
| Arbetsgivaravgift | 10 306 kronor, beräknat med full avgift på 31,42 procent. |
| Tjänstepension | 1 476 kronor, beräknat med premien 4,5 procent i ITP 1. |
| Särskild löneskatt | 358 kronor, beräknat med 24,26 procent på pensionspremien. |
| Total personalkostnad | 44 940 kronor i månaden, eller 539 280 kronor om året. |
Summan räknar inte med kostnaden för att hitta rätt person, eller med den tid en chef lägger på att lyssna på samtal och ge återkoppling. Till det kommer licenser för telefonin och kundregistret, liksom inköpta kontaktuppgifter och de veckor då mötesbokaren har semester eller är sjuk. Andra lönenivåer går att räkna fram i lönekostnadskalkylatorn.
Risken med en egen anställning
Under de första månaderna, medan en ny mötesbokare lär sig erbjudandet och målgruppen, blir mötena färre och varje möte därmed dyrare. En egen anställning behöver alltså tid innan resultatet går att utvärdera.
Slutar mötesbokaren efter ett halvår börjar rekryteringen och upplärningen om från början. Med köpt mötesbokning bär leverantören risken för personalomsättning, eftersom mötesbokarna redan finns på plats och är upplärda.
Så tar mötesbokningsföretagen betalt
Priset för köpt mötesbokning beror på målgruppen, på hur svåra beslutsfattarna är att nå och på hur mycket förarbete som ingår. Upplägget skiljer sig mellan leverantörerna. Be om ett skriftligt förslag så att det går att jämföra vad som ingår.
Tre vanliga prismodeller
- Timpris: Företaget köper ett antal timmar med en mötesbokare, ofta som ett paket per månad. Antalet möten beror på hur många beslutsfattare mötesbokaren når under timmarna.
- Pris per möte: Företaget betalar för varje bokat möte som uppfyller de avtalade kriterierna. Avtalet behöver då säga tydligt vad som räknas som ett godkänt möte.
- Fast månadsavgift: Företaget betalar ett fast belopp i månaden för en bestämd insats. Avgiften är lätt att lägga in i budgeten. Avtalet anger vad som ingår i insatsen.
Oavsett prismodell avgör andelen möten som blir av vad varje genomfört möte kostar. Fråga leverantören hur stor andel av de bokade mötena som blir av och hur mötena bekräftas inför mötesdagen.
När lönar det sig att outsourca mötesbokningen?
Börja med vad en ny kund är värd och vänta med priset per möte. Kundvärdet är den bruttovinst som en genomsnittlig kund ger under den tid kunden stannar. Multiplicera kundvärdet med andelen möten som blir affärer, så får du det högsta pris ett möte kan kosta innan affären går jämnt upp.
Ett räkneexempel med ett serviceavtal
Ett IT-bolag säljer ett serviceavtal för 5 000 kronor i månaden med en bruttomarginal på 50 procent. Kunderna stannar i genomsnitt i tre år, så en ny kund är värd 90 000 kronor i bruttovinst. Blir vart femte möte en affär går mötesbokningen jämnt upp vid 18 000 kronor per möte.
Få företag vill lägga hela kundvärdet på att vinna kunden. Bestäm därför hur stor del av kundvärdet som får gå till kundanskaffning. Jämför sedan gränsen med leverantörens uppskattade kostnad per möte och med vad en egen anställd skulle kosta.
En egen anställning är ett större åtagande än lönekostnaden visar. Sidan om hur mycket en nyanställning måste dra in räknar fram den omsättning som krävs för att en anställd ska bära sin egen kostnad. Kalkylen räknar även med underskottet under upplärningen.
När köpt mötesbokning passar bäst
Köpt mötesbokning passar bäst när behovet av möten varierar över året eller när företaget vill testa en ny målgrupp. Företaget kommer då i gång utan att först anställa egna mötesbokare. En egen anställning kräver i stället ett stort och jämnt behov av möten året runt samt någon i företaget som har tid att leda arbetet.
En dyr lösning kan vara att låta säljarna boka sina egna möten. En företagssäljare tjänade i genomsnitt 53 200 kronor i månaden 2025, drygt 20 000 kronor mer än en telefonförsäljare. Varje timme som en företagssäljare lägger på kalla samtal är en dyr timme som inte går till att avsluta affärer.
Vad som räknas som ett kvalificerat möte
Ett kvalificerat möte är ett möte med en beslutsfattare som har ett behov som företaget kan lösa, inom en tidsram som är rimlig för affären. Ett bokat möte utan sådana kontroller blir bara en tid i kalendern. Kriterierna ska stå i avtalet med mötesbokningsföretaget, eftersom definitionen styr vilka möten mötesbokarna ska boka.
Kriterier som brukar stå i avtalet
- Målgrupp: Bolaget ska höra till den bransch, storlek och region som står i avtalet, exempelvis tillverkande företag med 20 till 200 anställda i Mellansverige.
- Beslutsmandat: Personen i mötet ska kunna fatta beslut om köpet eller ha ett direkt inflytande över beslutet.
- Behov: Kunden ska ha bekräftat ett konkret behov eller ett problem som erbjudandet kan lösa.
- Tidsram: Ett köp ska vara aktuellt inom en avtalad period, till exempel de närmaste tolv månaderna.
Får man ringa företag utan samtycke?
Ja, ett företag får ringa ett aktiebolag i säljsyfte utan samtycke, men för enskilda firmor gäller strängare regler. Marknadsföringslagens regler om samtycke och om att respektera ett tydligt nej gäller fysiska personer. Den som driver en enskild firma räknas som en fysisk person. Ett vanligt samtal till en enskild näringsidkare är tillåtet så länge personen inte tydligt har sagt nej, medan sms och automatiska uppringare kräver samtycke i förväg.
Dataskyddsförordningen gäller också när mötesbokaren ringer en namngiven person, eftersom personens namn och telefonnummer är personuppgifter. Rätten att invända mot direktmarknadsföring är absolut, så uppgifterna om den som ber att slippa fler samtal får inte längre användas för marknadsföring. Företaget ska dessutom informera om rätten att invända senast vid den första kontakten.
En spärrlista i kundregistret är lika viktig som själva ringlistan. När leverantören behandlar kontaktuppgifterna för företagets räkning krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan företaget och leverantören. Mer om hur ett mindre företag hanterar kontaktuppgifter finns i guiden om GDPR för småföretag.
Sex frågor att ställa innan du väljer leverantör
- Definitionen av ett kvalificerat möte: Be om kriterierna skriftligt och kontrollera att de stämmer med vad säljarna behöver för att kunna avsluta en affär.
- Prismodellen: Fråga om priset gäller timmar, möten eller en fast insats per månad. Be om en uppskattning av kostnaden per möte för just er målgrupp.
- Avtalstiden: Fråga vilken uppsägningstid som gäller och om det finns en testperiod innan ett längre avtal börjar gälla.
- Vem som ringer: Fråga om samma mötesbokare ringer under hela uppdraget, om samtalen sker på svenska och om mötesbokarna är anställda hos leverantören.
- Insynen: Kontrollera att varje bokat möte syns i en rapport eller direkt i kundregistret, med anteckningar från samtalet.
- Personuppgifterna: Leverantören ska kunna visa ett personuppgiftsbiträdesavtal och förklara hur spärrlistan sköts när någon avböjer fler samtal.
Ge samarbetet tid innan resultatet utvärderas, eftersom affärer från bokade möten ofta kommer först efter några veckor eller månader. Mät sedan resultatet i vunna affärer, eftersom antalet samtal säger lite om lönsamheten.
Vanliga frågor om mötesbokning
Vad gör en mötesbokare?
En mötesbokare ringer företag i en avtalad målgrupp, tar reda på om det finns ett behov och bokar ett möte med en beslutsfattare i säljarens kalender. Själva försäljningen sköts sedan av säljaren som håller mötet. Mötesbokaren för också in anteckningar från samtalet, så att säljaren vet vad kunden har sagt.
Är en mötesbokare samma sak som en säljare?
Nej, en mötesbokare säljer mötet och inte produkten. Säljaren tar över i mötet och ansvarar för offerten och avslutet. I mindre företag gör samma person ofta båda delarna, vilket tar tid från affärerna.
Vad är skillnaden mellan mötesbokning och telefonförsäljning?
Telefonförsäljning avslutar en affär direkt i samtalet, medan mötesbokning bara bokar en tid för ett säljmöte. Mötesbokning används framför allt av företag som säljer till andra företag, där affären kräver ett längre samtal med en beslutsfattare. När en säljare ringer upp en konsument blir avtalet giltigt först när konsumenten har accepterat erbjudandet skriftligt.
Gäller NIX-Telefon för samtal till företag?
Nej, bara fysiska personer kan spärra sitt telefonnummer i NIX-Telefon, så ett aktiebolags växelnummer går inte att spärra där. Den som driver en enskild firma kan däremot ha spärrat sitt nummer. Ett sådant nummer får ändå ringas när erbjudandet gäller verksamheten. Firman ska då vara momsregistrerad, ha F-skatt eller vara registrerad som arbetsgivare.
Är köpt mötesbokning avdragsgill?
Ja, en köpt mötesbokningstjänst är en vanlig driftskostnad i verksamheten och dras av som andra köpta tjänster. Ett momsregistrerat företag drar även av den ingående momsen på 25 procent i momsdeklarationen.
Får en AI ringa och boka möten?
Ja, men sedan den 2 augusti 2026 kräver EU:s AI-förordning att människor får veta när de talar med ett AI-system, om det inte redan är uppenbart. Fråga leverantören om samtalen görs av människor eller av AI och hur de som blir uppringda informeras.
Magnus Bergström
Magnus Bergström är nyhetsredaktör på alltomforetagande.se. Ekonomijournalist med journalistexamen från JMG vid Göteborgs universitet. Tolv års erfarenhet av rapportering från svenska SME-bolag, kapitalmarknad och konjunkturläget, bland annat åtta år på en ledande ekonomidagstidning. Bevakar löpande skatteregler, bidragsändringar, politiska beslut och branschtrender som påverkar svenska företag.
