Ett bokslut är avslutet på räkenskapsåret och sammanfattar allt som hänt i företaget under året. Du stänger böckerna, summerar intäkter och kostnader, stämmer av tillgångar och skulder och tar fram en tydlig bild av hur verksamheten mår. Det gäller oavsett om du har en enskild firma, ett aktiebolag eller någon annan företagsform, men formen på bokslutet skiljer sig åt.
Här går vi igenom vad ett bokslut är, när bokslutet ska vara inne, och hur du gör steg för steg, först för enskild firma och sedan för aktiebolag. Därefter tittar vi kort på andra verksamhetsformer, vanliga misstag och när det är klokt att ta hjälp.
Vad är ett bokslut?
Bokslut betyder att du avslutar den löpande bokföringen för ett räkenskapsår och sammanställer den i form av rapporter. I grunden landar det alltid i två huvuddelar: en resultaträkning som visar intäkter, kostnader och årets vinst eller förlust, och en balansräkning som visar tillgångar, skulder och eget kapital på bokslutsdagen.
Vilken typ av bokslut du ska göra beror på företagsform och storlek. En mindre enskild firma kan ofta använda ett förenklat årsbokslut, medan ett aktiebolag alltid måste ta fram en årsredovisning som följer årsredovisningslagen.
Poängen är densamma: siffrorna ska vara korrekta, höra till rätt år och ge en rättvis bild av hur företaget faktiskt ser ut ekonomiskt.
När ska bokslutet vara inne?
Den vanligt ställda frågan “när ska bokslutet vara inne?” betyder i verkligheten två saker: när du senast måste ha gjort klart bokslutet internt, och när färdiga handlingar (deklaration eller årsredovisning) senast ska lämnas in.
För en enskild firma måste årsbokslutet vara upprättat senast sex månader efter räkenskapsårets slut. I själva verket behöver du ha det klart tidigare, eftersom uppgifterna används i NE-bilagan i din privata inkomstdeklaration. Har du kalenderår som räkenskapsår ska deklarationen normalt in i början av maj året efter, vilket gör att bokslutet behöver vara färdigt senast dess.
För ett aktiebolag är tidslinjen mer formell. Bolaget ska ta fram en årsredovisning för varje räkenskapsår, hålla årsstämma senast sex månader efter räkenskapsårets slut och se till att årsredovisningen kommit in till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Om räkenskapsåret följer kalenderår innebär det att årsstämman måste hållas senast i slutet av juni och att årsredovisningen ska vara inne senast i slutet av juli året efter.
I de flesta fall måste bokslutet vara klart i god tid före årsstämman, så att styrelsen hinner gå igenom siffror och texter, ställa frågor och skriva under innan årsredovisningen skickas in.
Steg-för-steg-guide för en enskild firma
En enskild firma har ofta enklare bokslut än ett aktiebolag, men principen är densamma. Så här kan du gå tillväga, steg för steg.
1. Samla alla underlag
Börja med att samla ihop allt som hör till året: kvitton, leverantörsfakturor, kundfakturor, kontoutdrag från banken, sammanställningar från betaltjänster som kortterminaler eller Swish samt eventuella låneavier.
Målet är att du ska ha full kontroll över varje krona som har gått in eller ut ur företaget. Om något saknas behöver du leta fram det nu, inte senare. Saknade verifikationer gör att bokslutet riskerar att bli fel redan från början.
Ett bra tips är att sortera materialet kronologiskt eller per månad, så att du lätt kan jämföra mot bokföringen.
2. Bokför färdigt året
När alla underlag är framme kontrollerar du att hela året verkligen är bokfört. Det gäller inte bara fakturor och inköp, utan även räntor, bankavgifter, kortavgifter och andra småposter som lätt glöms bort.
Har du fått leverantörsfakturor sent i januari som egentligen gäller december? Då ska de ändå med i föregående år. Samma sak gäller kundintäkter som hör till året men fakturerats strax efter årsskiftet. Innan du går vidare måste bokföringen vara komplett fram till bokslutsdagen.
3. Stäm av bank- och skattekontot
Nu jämför du saldot i bokföringen med verkliga saldon.
Ta fram bankens kontoutdrag per bokslutsdagen och kontrollera att beloppet stämmer exakt med ditt bokförda banksaldo. Om det skiljer sig åt måste du hitta orsaken, det kan vara en missad inbetalning, en avgift som inte bokförts eller en dubbelregistrering.
Gör samma sak med skattekontot. Här kontrollerar du att moms, F-skatt och andra inbetalningar och debiteringar finns med korrekt i bokföringen. Det här steget är avgörande, eftersom fel här ofta leder till kedjefel längre fram.
4. Stäm av kundfordringar och leverantörsskulder
Gå igenom listan över obetalda kundfakturor. Finns det fakturor som redan är betalda men fortfarande står kvar som obetalda? Eller tvärtom, saknas det fordringar som borde ligga där?
Sedan gör du samma sak med leverantörsfakturor. Kontrollera att alla obetalda fakturor verkligen är obetalda och att inget ligger kvar av misstag. Här säkerställer du att din balansräkning visar rätt bild av vad kunder är skyldiga dig och vad du själv är skyldig andra.
5. Inventera och värdera lager och tillgångar
Har du varulager ska det räknas fysiskt per bokslutsdagen. Därefter värderar du lagret enligt inköpspris eller lägre verkligt värde. Det räcker inte att gissa, siffran ska bygga på faktisk inventering.
Samtidigt går du igenom inventarier som datorer, maskiner, möbler och annan utrustning. Kontrollera inköpsdatum, anskaffningsvärde och tidigare avskrivningar. Har något slängts eller bytts ut under året ska det tas bort ur bokföringen. Det här steget gör att tillgångarna inte blir för högt eller för lågt värderade.
6. Gör bokslutstransaktioner
Nu gör du justeringar som bara sker vid ett bokslut. Det kan handla om:, Avskrivningar på inventarier, Periodisering av försäkringar, hyror och abonnemang som sträcker sig över årsskiftet, Upplupna intäkter eller kostnader, Rättelser av fel som upptäckts
Syftet är att alla intäkter och kostnader ska hamna på rätt år. Det här är ofta den mest tekniska delen av bokslutet, men också en av de viktigaste för att resultatet ska bli korrekt.
7. Ta fram en resultat- och balansrapport
När allt är bokfört och justerat tar du ut en resultatrapport och en balansrapport per bokslutsdagen.
Resultatrapporten visar om verksamheten gått med vinst eller förlust under året. Balansrapporten visar hur mycket pengar, tillgångar och skulder företaget har, samt hur stort eget kapitalet är. Läs igenom båda noggrant.
Ser siffrorna rimliga ut jämfört med tidigare år? Finns det något som sticker ut? Det här är din chans att upptäcka konstigheter innan bokslutet låses.
8. Boka årets resultat
Nu bokar du årets resultat mot eget kapital. Har företaget gått med vinst ökar eget kapital, har det gått med förlust minskar det.
Efter den här bokningen ska alla resultatkonton vara nollade, så att nästa år börjar på noll och endast det nya årets affärer påverkar resultatet.
9. Upprätta ett (förenklat) årsbokslut
Om din omsättning är låg nog kan du använda förenklat årsbokslut. Då sammanfattar du resultat och balans enligt en fast mall.
Är verksamheten större behöver du göra ett vanligt årsbokslut med fler specifikationer. Oavsett form är detta dokumentet som visar hela företagets ekonomiska läge vid årets slut, och som ligger till grund för deklarationen.
10. Fyll i NE-bilagan och deklarera
Till sist för du över siffrorna från bokslutet till NE-bilagan i din privata deklaration. Här justeras resultatet skattemässigt och blir underlag för din inkomstskatt och egenavgifter.
När deklarationen är inskickad är bokslutet i verkligheten klart. Därför är det klokt att läsa igenom allt en extra gång innan du skickar in, rättelser i efterhand tar alltid mer tid än att göra rätt från början.
Steg-för-steg-guide för aktiebolag
I ett aktiebolag är bokslutet både ett ekonomiskt arbete och en formell process. Det slutar med en årsredovisning som blir offentlig och som andra, banker, leverantörer och potentiella investerare, kan ta del av. Därför är det extra viktigt att siffrorna är korrekta och att alla moment görs i rätt ordning.
Så här går du tillväga, steg för steg.
1. Kontrollera att bokföringen är komplett
Börja med att säkerställa att hela året är bokfört. Det innebär att all försäljning, alla leverantörsfakturor, löner, arbetsgivaravgifter, skatter, räntor, amorteringar, inköp och övriga kostnader verkligen finns med i bokföringen.
Gå gärna igenom månad för månad och jämför mot bankkontoutdrag och reskontror. Har någon faktura kommit sent? Finns det kostnader som hör till året men som ännu inte bokförts? Allt måste med innan bokslutsarbetet kan börja på riktigt. Ett vanligt misstag är att man går vidare för snabbt och sedan upptäcker luckor längre fram.
2. Stäm av alla balanskonton
Nu säkerställer du att balansräkningen speglar verkligheten.
Jämför varje bankkonto mot kontoutdrag per bokslutsdagen. Stäm skattekontot mot Skatteverkets saldo. Kontrollera kundfordringar mot kundreskontran och leverantörsskulder mot leverantörsreskontran. Lån ska stämma mot låneavier, både vad gäller skuld och upplupen ränta.
Om något inte stämmer måste felet hittas och rättas innan du går vidare. Det här steget är avgörande, om balanskontona inte är korrekta finns det ingen poäng med resten av bokslutet.
3. Inventera och värdera lager och anläggningstillgångar
Har bolaget ett varulager ska det inventeras fysiskt per bokslutsdagen. Därefter värderas lagret enligt inköpspris eller lägre verkligt värde.
Samtidigt går du igenom anläggningstillgångar som maskiner, inventarier, datorer, fordon och annan utrustning. Kontrollera att anskaffningsvärden är rätt, att tidigare avskrivningar är bokade och att inget ligger kvar som egentligen har sålts, skrotats eller ersatts.
Om något tappat värde permanent kan nedskrivning bli aktuell. Syftet är att tillgångarna i balansräkningen ska visa ett rimligt värde, inte ett gammalt inköpspris som inte längre säger något om verkligheten.
4. Gör bokslutstransaktioner
Nu görs alla justeringar som hör till bokslutet.
Det handlar bland annat om avskrivningar på inventarier, periodisering av kostnader och intäkter som sträcker sig över årsskiftet, upplupna löner och sociala avgifter samt eventuella reserveringar för framtida kostnader, som tvister eller garantiåtaganden.
Här ser du också till att exempelvis försäkringar, hyror och abonnemang delas upp så att rätt del hamnar på rätt år. Målet är att resultatet ska spegla vad som faktiskt hör till räkenskapsåret, inte vad som råkade faktureras före eller efter årsskiftet.
5. Beräkna och boka bolagsskatt
När resultatet är klart gör du de skattemässiga justeringarna. Det kan handla om att ta bort ej avdragsgilla kostnader, justera för överavskrivningar och hantera eventuella periodiseringsfonder.
Utifrån detta räknar du fram det beskattningsbara resultatet och beräknar bolagsskatten. Därefter bokar du skatten som kostnad i resultaträkningen och som skuld i balansräkningen. Det här steget är viktigt eftersom det påverkar både årets resultat och företagets skulder.
6. Ta fram årsredovisningen
När alla siffror är klara sammanställer du årsredovisningen.
Den består normalt av en förvaltningsberättelse där verksamheten beskrivs, en resultaträkning, en balansräkning och noter som förklarar viktiga poster. Större bolag ska även ha en kassaflödesanalys.
Här kombineras siffror med text. Du beskriver vad företaget gör, hur året har varit, om något särskilt har hänt och ibland även hur styrelsen ser på framtiden. Årsredovisningen ska vara tydlig, korrekt och följa gällande uppställningskrav.
7. Låt styrelsen granska och skriva under
När årsredovisningen är färdig ska styrelsen läsa igenom den. Eventuella frågor reds ut, justeringar görs vid behov och därefter skriver samtliga styrelseledamöter under dokumentet.
Om bolaget har en revisor ska denne nu granska räkenskaperna och årsredovisningen. Revisorn lämnar sedan en revisionsberättelse som hör ihop med årsredovisningen och ska bifogas vid inlämning.
8. Håll en årsstämma och fastställ årsredovisningen
På årsstämman fastställs resultat- och balansräkningen. Ägarna beslutar om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet och hur årets resultat ska användas, till exempel om vinst ska delas ut eller sparas i bolaget.
Det är också här årsredovisningen formellt godkänns. Efter stämman skrivs ett fastställelseintyg som bekräftar att årsredovisningen har fastställts.
9. Skicka årsredovisningen till Bolagsverket
När årsredovisningen är fastställd ska den skickas in tillsammans med fastställelseintyget och en eventuell revisionsberättelse.
Handlingarna måste vara kompletta och underskrivna. De ska ha kommit in senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Missar du detta riskerar bolaget förseningsavgifter, och vid upprepade förseningar kan det bli ännu allvarligare konsekvenser.
10. Lämna in inkomstdeklarationen
Till sist lämnar du Inkomstdeklaration 2 för aktiebolaget. Den bygger på samma siffror som årsredovisningen, men med de skattemässiga justeringar som krävs.
Deklarationen skickas separat till Skatteverket och har egna datum beroende på när räkenskapsåret slutar. När även detta är klart är bokslutsprocessen avslutad för året.
Bokslut i andra verksamheter
Andra företagsformer, som handelsbolag, kommanditbolag och ekonomiska föreningar, följer samma grundidé men med lite olika formella krav. Ett handelsbolag kan i vissa fall nöja sig med ett årsbokslut, men blir det större eller har juridiska personer som delägare kan kraven likna ett aktiebolags, med årsredovisning och inlämning till Bolagsverket.
Ekonomiska föreningar ska göra årsredovisning varje år och lämna in den till Bolagsverket. Stegen på vägen är i stort sett densamma som för ett aktiebolag: stäm av bokföring, gör bokslutstransaktioner, ta fram årsredovisning, håll stämma och skicka in handlingarna i tid.
Det viktiga är att du tar reda på vilka formella regler som gäller just för din företagsform och anpassar bokslutsarbetet efter dem, samtidigt som du följer samma grundprinciper: ordning på bokföringen, korrekta värden och tydliga rapporter.
Vanliga misstag när man gör ett bokslut
När man gör ett bokslut är det lätt att fastna i själva datumen och glömma kvaliteten i underlaget. Ett vanligt misstag är att man inte har stämt av konton löpande under året. Då dyker det plötsligt upp diffar på bankkontot, skattekontot eller reskontrat när det är som mest stressigt, och timmar går åt till att rätta sådant som hade kunnat upptäckas tidigare.
Ett annat typiskt misstag är att man hoppar över periodiseringar eller gör dem bara för några få stora poster. Då hamnar försäkringar, hyror, abonnemang och andra återkommande kostnader fel i tiden, och resultatet blir skevt. Samma sak kan hända på intäktssidan om arbete som hör till året inte bokas som upplupen intäkt när fakturan skickas efter årsskiftet.
Lager och inventarier ställer också till det när de inte inventeras ordentligt. Ett uppskattat lagervärde kan avvika kraftigt från verkligheten, vilket påverkar både bruttovinst och eget kapital. Inventarier som skulle ha skrivits av vidare får ibland ligga kvar med för högt värde, trots att de i verkligheten är gamla eller utrangerade.
I aktiebolag förekommer dessutom mer formella misstag: årsredovisningar med felaktiga eller ofullständiga noter, fel uppställning, saknade underskrifter eller fel datum. Sådant kan leda till att Bolagsverket avvisar handlingarna eller tar ut avgifter, och i värsta fall skapar det frågor från banken eller andra intressenter.
När är det klokt att ta hjälp?
Att göra sitt eget bokslut kan vara ett bra sätt att verkligen förstå företagets ekonomi, särskilt i en mindre enskild firma. Men det finns tydliga tillfällen när det är klokt att ta hjälp av en redovisningskonsult eller revisor. Ett sådant läge är när företaget växer och affärerna blir mer komplexa. Fler anställda, fler intäktsströmmar, lån, investeringar och kanske utländska kunder gör att regelverket snabbt blir mer avancerat än man tror vid första anblicken.
Det är också läge att ta hjälp när du märker att du lägger oproportionerligt mycket tid på att försöka tolka regler om avskrivningar, periodiseringsfonder, utdelning och liknande, utan att känna dig trygg i resultaten. En konsult som jobbar med bokslut dagligen kan ofta hitta lösningar som både minskar risken för fel och ger en mer genomtänkt skatteeffekt än om du försöker gissa dig fram på egen hand.
För ett aktiebolag kan det dessutom vara värdefullt med stöd kring själva formen på årsredovisningen, så att du slipper fundera över uppställning, noter, formalia och tidsfrister. Då kan du lägga din energi på att förstå vad siffrorna betyder för verksamheten, i stället för att fastna i tekniska detaljer.
Gör bokslutet till ett verktyg, inte bara ett måste
Ett bokslut kan upplevas som något tungt och byråkratiskt, men i grunden är det ett verktyg för dig som företagare. När du vet när bokslutet ska vara inne, hur processen ser ut för din företagsform och vilka steg du behöver ta, blir det enklare att planera arbetet och slippa panik i sista stund.
Ett genomarbetat bokslut ger dig ett ärligt svar på hur året faktiskt gick. Det visar om verksamheten tjänar pengar, hur stabil ekonomin är och var du behöver justera kursen framåt. Ser du bokslutet som en chans att stanna upp, analysera och ta nya beslut i stället för bara ett krav från myndigheterna, får du ut betydligt mer av jobbet än bara siffror på papper.
Vanliga frågor
Vad innebär bokslut?
Bokslut är avslutet på räkenskapsåret där du sammanställer bokföringen och tar fram resultat och balans för att se hur företaget har gått.
Vad är skillnaden mellan bokslut och årsredovisning?
Bokslutet är själva arbetet med siffrorna. Årsredovisningen är det formella dokumentet som bygger på bokslutet och skickas in av aktiebolag.
När ska bokslut lämnas in?
I en enskild firma används bokslutet i deklarationen, så det ska vara klart till dess. I aktiebolag ska årsredovisningen (som bygger på bokslutet) vara inne senast sju månader efter räkenskapsårets slut.
Kan man göra ett bokslut själv?
Ja, många gör det själva, särskilt i en enskild firma. I aktiebolag är det mer regler och formalia, så där väljer många att ta hjälp.
Erik Söderberg
Erik Söderberg är grundare och chefredaktör på alltomforetagande.se. Civilekonom från Handelshögskolan i Stockholm med tidigare CFO-roller på två svenska bolag som sålts. Har arbetat som auktoriserad revisor, driver i dag styrelseuppdrag och rådgivning till växande ägarledda bolag. Skriver om tillväxt, finansiering, värdering och exit. Har byggt alla åtta kalkylatorer på sajten.
