Bokföring för enskild firma: grundkurs för dig som är ny företagare

Bokföring är en lagstadgad skyldighet för alla svenska företag, oavsett storlek. För dig som just har startat enskild firma är det ofta den del av företagandet som känns mest avskräckande, men reglerna är enklare än de verkar.

Nedan får du veta vad som ska bokföras, vilken metod du kan välja, vilka momsregler och beloppsgränser som gäller, hur bokslutet går till och vilka verktyg som sparar tid.

Vad bokföring innebär i en enskild firma

Bokföring är ett system där du registrerar alla ekonomiska händelser i företaget. Varje försäljning, varje inköp, varje skatteinbetalning och varje eget uttag ska få en rad i bokföringen. Dessutom måste varje rad ha ett underlag som visar att händelsen har ägt rum, och det underlaget kallas för en verifikation. Det kan exempelvis vara en faktura, ett kvitto, ett kontoutdrag eller ett avtal.

Varje affärshändelse hamnar samtidigt på ett konto i BAS-kontoplanen, som är den standard nästan alla svenska företag och bokföringsprogram följer. Kontonumret avgör var posten dyker upp i resultat- och balansräkningen, och därför blir kontot avgörande för att siffrorna ska stämma vid bokslutet. Ett modernt program föreslår oftast rätt konto åt dig, men ansvaret för att konteringen blir rätt ligger kvar hos dig.

Syftet är dubbelt. Skatteverket kräver bokföringen för att kunna kontrollera din skatt och moms, men den är också ditt eget verktyg för att följa hur företaget går. Utan löpande bokföring blir det näst intill omöjligt att se om verksamheten går med vinst.

Kontantmetoden eller fakturametoden

Du kan välja mellan två bokföringsmetoder i enskild firma. Båda leder fram till samma resultat över året, men de skiljer sig åt i fråga om när affärshändelsen ska registreras.

Så skiljer sig metoderna åt:

• Kontantmetoden: Du bokför när betalningen sker, alltså inte när fakturan skickas eller tas emot. Metoden är enklare och får användas om din nettoomsättning normalt understiger tre miljoner kronor per år. Vid bokslutet måste du dock bokföra alla obetalda fakturor så att de hamnar på rätt räkenskapsår.
• Fakturametoden: Du bokför när fakturan skickas eller tas emot, oavsett om den är betald. Det ger en mer rättvisande bild av företagets ekonomi löpande, men kräver fler konteringar. Fakturametoden är obligatorisk om omsättningen överstiger tre miljoner kronor.

De flesta nya företagare väljer kontantmetoden. Den är enklare att förstå, kräver mindre tid i vardagen och ger dessutom en tydlig koppling mellan bokföringen och kontoutdraget. Fakturerar du däremot stora belopp med långa betaltider ger fakturametoden en mer rättvisande bild löpande.

Tänk samtidigt på att valet även styr momsen. Kontantmetoden motsvaras av bokslutsmetoden för moms, alltså den metod du anger när du registrerar företaget hos Skatteverket. Bokslutsmetoden förutsätter en årsomsättning på högst tre miljoner kronor, och vill du senare byta från faktureringsmetoden tillbaka till bokslutsmetoden krävs det dessutom särskilda skäl.

Vad du måste bokföra

Alla ekonomiska händelser i företaget ska med, oavsett hur små beloppen är. Därför räknas även en enstaka Swish-betalning på hundra kronor som en affärshändelse.

De vanligaste posterna:

• Intäkter: Hit hör fakturor till kunder, Swish-betalningar, butiksförsäljning och all annan försäljning.
• Kostnader: Du bokför inköp, hyra, abonnemang, material, programvara och tjänster som du köper av andra företag.
• Skatter och avgifter: Hit hör momsen, den preliminära skatten och arbetsgivaravgifterna om du har anställda.
• Egna uttag och insättningar: Du bokför både när du tar ut pengar ur firman och när du skjuter till egna pengar.
• Inventarier: Datorer, möbler, maskiner och annat som används i verksamheten. Kostar inventarien mindre än ett halvt prisbasbelopp exklusive moms, alltså 29 600 kronor för inkomstår 2026, får du dra av hela utgiften direkt. Dyrare inventarier skriver du i stället av under flera år.

Moms, gränsvärden och redovisningsperioder

Momsen väcker flest frågor i början, men grundregeln är kort. Understiger företagets årsomsättning 120 000 kronor är du automatiskt undantagen från momsplikt, förutsatt att omsättningen inte heller har överstigit den gränsen under något av de två närmast föregående kalenderåren och att företaget har sitt säte i Sverige. Du behöver då varken ta ut moms, registrera företaget för moms eller lämna momsdeklaration.

Undantaget har samtidigt en baksida, eftersom du då inte får dra av momsen på dina inköp. Säljer du mest till andra företag lönar det sig därför ofta att registrera sig frivilligt. Passerar försäljningen 120 000 kronor mitt under året upphör undantaget direkt vid den försäljning som tar dig över gränsen, och då ska du ta ut moms från och med den fakturan. Villkoren beskrivs närmare i Skatteverkets vägledning om momsregistrering.

Den vanligaste momssatsen är 25 procent. Restaurang- och cateringtjänster samt hotell ligger på 12 procent, medan böcker, dagstidningar och persontransporter ligger på 6 procent. Livsmedel beskattas tillfälligt med 6 procent mellan den 1 april 2026 och den 31 december 2027, medan servering på plats fortsätter att ligga på 12 procent. Det innebär att ett gatukök som både säljer avhämtning och serverar vid bord behöver hantera två satser parallellt.

Hur ofta du redovisar momsen styrs av beskattningsunderlaget, alltså din försäljning exklusive moms. Skatteverket beslutar om perioden när du registrerar företaget, och den framgår sedan av beslutet om registrering.

Du får alltid välja en kortare period frivilligt, exempelvis kvartal i stället för helår. Många gör det för att slippa bygga upp en stor momsskuld under året. Tänk däremot på att ett byte tillbaka till en längre period normalt kräver att du har tillämpat den kortare perioden i 24 månader.

Förenklat årsbokslut och NE-bilagan

När räkenskapsåret är slut (vanligen 31 december) gör du ett förenklat årsbokslut. Det innebär att du stämmer av alla konton, räknar ut årets resultat och sammanställer en resultat- och balansräkning. Ett förenklat årsbokslut får användas om omsättningen understiger tre miljoner kronor per år.

Resultatet för du sedan över till NE-bilagan, som är den del av din privata inkomstdeklaration där firmans siffror redovisas. Deklarationen ska vara inne senast den 2 maj, och infaller det datumet på en lördag, söndag eller helgdag flyttas sista dagen fram till närmast följande vardag. Även om firman har gått med förlust ska du lämna NE-bilagan, eftersom förlusten kan kvittas mot andra inkomster eller sparas till kommande år.

Lämnar du deklarationen för sent utan beviljat anstånd tar Skatteverket ut en förseningsavgift på 1 250 kronor. Dröjer det mer än tre månader tillkommer ytterligare 1 250 kronor, och efter fem månader kommer en tredje avgift, vilket innebär att notan kan landa på 3 750 kronor. Avgiften är dessutom inte avdragsgill, så den sänker inte din skatt.

Behöver du mer tid ansöker du därför om anstånd före sista dagen. Ett anstånd på upp till två veckor ansöker du om på Mina sidor hos Skatteverket. Funderar du samtidigt på om företagsformen fortfarande passar verksamheten kan du läsa vår jämförelse mellan enskild firma och aktiebolag. Skatteverket har en detaljerad vägledning för både bokföring och bokslut.

Bokföringsprogram eller redovisningskonsult?

De flesta enskilda firmor sköter bokföringen själva med hjälp av ett bokföringsprogram. Marknaden har däremot förändrats snabbt de senaste åren. Bokio har inte längre någon gratisplan, och Visma Spcs heter numera Spiris, där det som tidigare hette Visma eEkonomi ingår som Bokföring och Fakturering. Jämför därför aktuella priser innan du väljer.

Känns bokföringen övermäktig kan du i stället anlita en redovisningskonsult. Timpriset ligger normalt mellan 600 och 1 200 kronor beroende på ort, erfarenhet och hur komplicerat uppdraget är, medan många byråer erbjuder fasta månadspaket som gör kostnaden lättare att budgetera. Kom samtidigt ihåg att ansvaret är ditt även när någon annan sköter det praktiska arbetet, eftersom du som enskild näringsidkare är personligt ansvarig för att bokföringen blir rätt.

Vanliga misstag att undvika

• Sammanblandning av privat och företagsekonomi: Använd alltid ett separat företagskonto, även om det inte är något lagkrav för enskild firma.
• Glömda kvitton: Utan ett godkänt underlag kan du inte dra av kostnaden. Fotografera kvitton direkt med mobilen via bokföringsprogrammet.
• Sen bokföring: Vänta inte ett halvår med att bokföra. Det är betydligt lättare att sköta bokföringen löpande.
• Fel moms på fakturan: Kontrollera vilken momssats som gäller för just din vara eller tjänst, alltså 25, 12 eller 6 procent. Momsen på livsmedel är dessutom tillfälligt sänkt till 6 procent till och med den 31 december 2027.
• Missad momsgräns: Håll koll på omsättningen om du står utanför momsplikten, eftersom undantaget upphör direkt vid den försäljning som passerar 120 000 kronor.
• Missad preliminärskatt: Pengarna ska finnas på skattekontot senast den 12:e varje månad, med undantag för januari och augusti då förfallodagen normalt är den 17:e.

Rutiner som gör bokföringen enklare

Börja enkelt och bygg på efter hand. De första månaderna räcker det med ett bokföringsprogram, ett företagskonto och en fast rutin där du bokför en gång i veckan. Spara alla kvitton digitalt och märk upp dem med datum och sammanhang, så slipper du leta i efterhand. När verksamheten växer kan du alltid uppgradera till ett mer avancerat program eller ta in en konsult.

Sätt dessutom undan momsen och den preliminära skatten på ett separat konto varje gång du får betalt. På så sätt blir varken momsdeklarationen eller skattekontot en obehaglig överraskning. Vill du bygga vidare på grunderna har vi guider om hur du startar ett företag och om hur du sätter rätt timpris, och vill du förstå siffrorna bättre finns även vår genomgång av företagsekonomi för entreprenörer.

Information om reglerna uppdateras fortlöpande hos Bokföringsnämnden, som är den myndighet som tar fram vägledningar för god redovisningssed. Där finns särskilda vägledningar för enskilda näringsidkare med förenklat årsbokslut (K1-regelverket).

Vanliga frågor om bokföring i enskild firma

Hur länge måste jag spara bokföringen?

Räkenskapsinformationen ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Sedan den 1 juli 2024 får du slänga pappersunderlag så snart informationen är överförd till digital form, förutsatt att överföringen inte innebär någon risk för att uppgifterna ändras eller försvinner.

Måste jag momsregistrera mig direkt när jag startar?

Nej, inte om årsomsättningen är högst 120 000 kronor och inte heller har överstigit den gränsen under något av de två närmast föregående kalenderåren. Då är du automatiskt undantagen från momsplikt. Du får däremot inte dra av moms på dina inköp, och därför registrerar sig många som säljer till andra företag ändå.

Måste jag anlita en redovisningskonsult?

Nej, det är inget krav. Många enskilda firmor sköter bokföringen själva, men om verksamheten är komplex eller om du har anställda kan hjälpen vara värd pengarna.

Vad händer om jag inte bokför?

Då kan det räknas som bokföringsbrott. Straffskalan går från böter eller fängelse i högst sex månader vid ringa brott till fängelse i högst två år vid normalgraden, medan grovt bokföringsbrott ger fängelse i lägst sex månader och högst sex år. Skatteverket kan dessutom besluta om skönsbeskattning, vilket nästan alltid blir dyrare än att bokföra korrekt.

Vilket bokföringsprogram är bäst för nybörjare?

Det beror på hur mycket du fakturerar. Mineko är byggt enbart för enskild firma och har den lägsta fasta månadskostnaden, medan Bokio, Fortnox och Spiris erbjuder mer automatik och fler funktioner till ett högre pris. Testa gärna två program under provperioden innan du bestämmer dig.

Kan jag byta från kontantmetoden till fakturametoden?

Ja, och bytet ska anmälas till Skatteverket eftersom den registrerade metoden styr hur momsen redovisas. Passerar omsättningen tre miljoner kronor är bytet dessutom obligatoriskt. Att byta i motsatt riktning, alltså till bokslutsmetoden, kräver särskilda skäl.

Behöver jag ett separat företagskonto för enskild firma?

Det är inget lagkrav, till skillnad från vad som gäller för aktiebolag. Ett separat konto gör ändå bokföringen betydligt enklare, eftersom du slipper sortera privata köp från företagets och lättare kan visa vad som hör till verksamheten.

Grundare och chefredaktör

Erik Söderberg

Erik Söderberg är grundare och chefredaktör på alltomforetagande.se. Civilekonom från Handelshögskolan i Stockholm med tidigare CFO-roller på två svenska bolag som sålts. Har arbetat som auktoriserad revisor, driver i dag styrelseuppdrag och rådgivning till växande ägarledda bolag. Skriver om tillväxt, finansiering, värdering och exit. Har byggt alla åtta kalkylatorer på sajten.

Läs mer om Erik →