En offert är ofta det första riktiga bevisset på hur du jobbar. Den visar om du har lyssnat på kunden, om du förstår vad som ska göras och om du kan kommunicera tydligt. En välskriven offert ökar chansen att du får uppdraget, och minskar risken för tvister senare i processen. Här går vi igenom vad en bra offert ska innehålla, hur du sätter pris och vilka tekniska detaljer som ofta glöms.
En offert är ett skriftligt anbud från dig som leverantör. När kunden accepterar blir offerten till ett juridiskt bindande avtal. Den bör alltid innehålla pris, vad som ingår, leveranstid, betalningsvillkor och hur länge offerten gäller. Utan giltighetstid är du bunden av anbudet under ”skälig tid”, vilket kan vara mellan några dagar och flera veckor beroende på bransch.
Skillnaden mellan offert, anbud och prislista
Termerna används ofta om vartannat, men det finns skillnader. En prislista är en allmän information om vad dina tjänster kostar och är inte bindande. En offert är ett anpassat erbjudande till en specifik kund om ett specifikt uppdrag, och blir bindande när kunden accepterar. I upphandlingssammanhang används ofta ordet anbud för samma sak.
Det som gör offerten juridiskt kraftfull är att den, när den accepteras, skapar ett avtal. Det betyder att du är bunden av priset, leveranstiden och villkoren du angett. Var därför noggrann när du skriver, särskilt vid större uppdrag.
Vad en bra offert innehåller
En offert ska ge kunden all information som behövs för att kunna fatta ett beslut. Håll den tydlig och strukturerad:
- Offertnummer och datum: Enklare att spåra om ni återkommer till den.
- Dina och kundens uppgifter: Namn, organisationsnummer, adress och kontaktpersoner.
- Beskrivning av uppdraget: Vad ska levereras, i vilken omfattning och med vilken kvalitet?
- Specificerat pris: Dela upp i poster om uppdraget är större. Ange alltid om priset är inklusive eller exklusive moms.
- Vad som ingår och inte ingår: Var tydlig med avgränsningar för att undvika missförstånd.
- Leveranstid: När arbetet kan starta och när det förväntas vara klart.
- Betalningsvillkor: Antal dagar, eventuell delbetalning eller förskott.
- Giltighetstid: Hur länge offerten gäller, till exempel 30 dagar.
- Villkor för ändringar: Hur hanteras tillägg eller avvikelser från det ursprungliga uppdraget?
- Underskrift eller digital accept: Hur kunden bekräftar att offerten antas.
Sätta rätt pris
Prissättningen är ofta det svåraste i offertarbetet, särskilt för nya företagare. För lågt pris innebär att du säljer din tid för billigt och får svårt att täcka både skatt, pension och buffert. För högt pris gör att kunden går till konkurrenten.
För timbaserade tjänster är en vanlig tumregel att fakturera 1,5 till 2 gånger den nettolön du vill ha ut. Det täcker skatter, sociala avgifter, semester, sjukdagar och ofakturerbar tid (administration, sälj, resor). En nettolön på 30 000 kronor motsvarar alltså typiskt 55 000-60 000 kronor i fakturering per månad.
Räkna också med att du bara kan fakturera 70-80 procent av arbetstiden. Resten går åt till administration, marknadsföring och egen utveckling. På en månad med 160 timmar blir det cirka 120 fakturerbara timmar.
Fast pris eller löpande räkning
För uppdrag med tydligt avgränsad omfattning fungerar fast pris bra. Du räknar ut tidsåtgången, multiplicerar med ditt timpris och lägger på en säkerhetsmarginal på 10-20 procent för oförutsedda händelser. Kunden får förutsägbarhet, och du får betalt för det du levererat oavsett hur lång tid det faktiskt tog.
För mer öppna uppdrag, exempelvis konsultarbete eller utvecklingsprojekt där kraven kan ändras, passar löpande räkning bättre. Då fakturerar du för faktisk tid, ofta med ett tak eller en bedömd totalkostnad för att kunden inte ska känna sig skakigt ekonomiskt.
Offertmallar och verktyg
Du behöver inte uppfinna hjulet. Många bokföringsprogram som Fortnox, Bokio och Visma eEkonomi har inbyggda offertmallar med automatisk konvertering till faktura när kunden accepterar. Priserna börjar ofta runt 100-250 kronor i månaden för de mindre paketen.
För enklare offerter räcker ett Word- eller Pages-dokument med en snygg mall. Spara alltid en pdf-version när offerten skickas, så att den inte kan redigeras av kunden senare. Många använder också digitala signaturtjänster som Scrive eller Oneflow för att snabbt få offerten signerad, vilket kostar från cirka 200 kronor i månaden. Verksamt.se har också en enkel guide och mallar för den som kör igång utan programvara.
Vanliga misstag att undvika
- Otydlig avgränsning: ”Vi bygger din hemsida” är för vagt. Vad ingår? Hur många sidor? Hur många revideringar?
- Saknad giltighetstid: Utan utsatt tid kan du vara bunden i flera veckor, även om kostnader eller förutsättningar ändras.
- Fel momsangivelse: Ange alltid ”inklusive” eller ”exklusive” moms. Oklarhet kan kosta dig hela momssumman.
- Inga villkor för ändringar: Om kunden vill utöka uppdraget efter accept, ska det finnas regler för tilläggsbeställningar.
- Glömda reseersättningar: För uppdrag utanför ditt närområde, specificera vem som betalar resor, logi och trakktamente.
- Saknat betalningsvillkor: Utan villkor gäller ”omedelbar betalning” juridiskt, men i verkligheten betalar de flesta inte på en gång ändå.
- För långa svarstider: Skicka offerten inom 1-3 dagar efter kundmötet. Längre tid signalerar bristande intresse.
Följ upp på offerten
En av de största missarna är att skicka offerten och sedan vänta passivt. Konverteringen ökar markant om du följer upp aktivt. Tumregel: ring eller mejla kunden cirka 3-5 arbetsdagar efter att offerten skickats. Fråga om det är något som behöver förtydligas, inte om de har ”bestämt sig ännu”.
Om kunden tvekar på grund av priset, var försiktig med att sänka. Rabatt utan anledning signalerar att du gissade för högt från början. Istället kan du justera omfattningen: ”Jag kan hålla priset om vi minskar antalet revideringar från tre till två.” Så skyddar du både lönsamheten och uppfattningen av din kompetens.
Vanliga frågor om offerter
Hur länge gäller en offert?
Så länge du själv angett i offerten, vanligen 30 dagar. Utan giltighetstid är du bunden under ”skälig tid”, vilket är en öppen juridisk bedömning.
Måste en offert vara skriftlig?
Nej, muntliga offerter är juridiskt bindande, men mycket svåra att bevisa. Skicka alltid en skriftlig bekräftelse även efter ett telefonsamtal.
Kan jag ändra en offert efter att den är skickad?
Ja, så länge kunden inte har accepterat den. Skicka en ny, daterad version och förklara varför ändringen gjorts.
Måste jag ange moms i offerten?
Ja, det ska alltid framgå om priset är inklusive eller exklusive moms. Vid otydlighet tolkas ett pris till företag normalt som exklusive moms, men skriv alltid ut det.
Vad gör jag om kunden vill ha rabatt?
Försök behålla priset men justera omfattningen istället. Ren rabatt utan motprestation skadar både lönsamheten och bilden av din kompetens.
Erik Söderberg
Erik Söderberg är grundare och chefredaktör på alltomforetagande.se. Civilekonom från Handelshögskolan i Stockholm med tidigare CFO-roller på två svenska bolag som sålts. Har arbetat som auktoriserad revisor, driver i dag styrelseuppdrag och rådgivning till växande ägarledda bolag. Skriver om tillväxt, finansiering, värdering och exit. Har byggt alla åtta kalkylatorer på sajten.
